El software de autogestión es un programa o procedimiento informático, el cual está formado por numerosas herramientas, y las mismas pueden ser usadas de manera individual o en conjunto, logrando que los procesos administrativos, burocráticos o productivos de una empresa se puedan realizar de una forma mucho más simple.
Sin duda representa una de las mejores soluciones con las que puede contar una empresa, ya que ayuda a optimizar el manejo de la carga de trabajo, así como a aliviar el estrés que se produce en los dirigentes de la organización. Y es que, cuando se utiliza la autogestión, los trabajadores tienen la capacidad de poder hacer diferentes tareas, desde las administrativas hasta las de control y organización del trabajo.
Podemos decir que un software de autogestión es óptimo cuando se adapta perfectamente a las actividades que se realizan en la empresa, y que adicionalmente preste un servicio de utilidad a todas aquellas necesidades que se vayan presentando, permitiendo realizar consultas, inclusiones, borrado, modificaciones a través de los diferentes dispositivos (móviles, tablets, ordenadores, etc.).
Tipos de software de autogestión
1. Prediseñados
Son aquellos que puedes conseguir en el mercado, los hay de todo tipo y se adaptan a muchas de las necesidades de las empresas, su costo no es muy elevado, sin embargo, las mismas deberán adaptarse a lo que se puede hacer con el software elegido.
Son instalados en la intranet y se pueden utilizar en uno o en varios equipos dentro de la empresa.
2. Desarrollados desde cero
Si, por el contrario, deseas obtener un software particular que se adapte cabalmente a tus necesidades, se requiere de la contratación de expertos que se dediquen al desarrollo de este tipo de software, lo que resulta en ocasiones demasiado costoso.
Al igual que los prediseñados, este tipo de software de autogestión se instala en la intranet y se pueden utilizar en varios equipos dentro de la empresa.
3. Software de gestión en la nube
Son los que se pueden utilizar desde cualquier lugar donde haya conexión a internet. Al estar ubicado en un servidor concreto, puedes usarlo desde casa o desde donde te encuentres. Esto ha fomentado el teletrabajo.
Hay empresas que ofrecen este tipo de software como un programa de facturación en la nube, facilitando el poder ejecutar todas las actividades de gestión de tu negocio, como pedidos, presupuestos y facturas, entre otros, de manera digital y online, sin tener que estar instalado a un ordenador.
Actividades que comúnmente podemos realizar con un software de gestión
- Control de inventario y almacén. Puedes llevar al día todo el control de lo que ingresa o sale del almacén, los pedidos, cantidades, lotes, control de los proveedores, informes diarios y cualquier tipo de estadística que esté relacionada al trabajo del almacén.
- Facturación automática, generación de balances, contabilidad, control de caja, control de presupuesto, informes sobre facturación pendiente de cobro, así como también los pagos a los proveedores. Todo lo concerniente a la gestión administrativa de la empresa.
- Obtención de informes y estadísticas en muy corto tiempo.
- Control y administración del área de recursos humanos, horarios de trabajo, pago de sus remuneraciones, impuestos, beneficios.
- De acuerdo al tipo de empresa, obtención de informes de producción, de proyectos, de clientes.
- Si es un software para clínicas dentales, puedes obtener informes de pacientes, su historial, diagnóstico y tratamiento, gestión de citas, así como también el envío de recetas de forma electrónica.
- En el caso de software de gestión de los riesgos que pueden ir apareciendo de manera eventual, se puede detectar con mayor rapidez cualquier circunstancia y también la oportunidad de mejorar el desempeño. Esto nos permite no tener sorpresas desagradables, poder tomar las previsiones y medidas adecuadas ante cualquier eventualidad.
- En cuanto al software de gestión educativa, este es una gran ayuda para mejorar el aprendizaje, aumenta la productividad y mejora las comunicaciones, minimizando tiempos y costos.
Aspectos que debemos tomar en cuenta al escoger un software de gestión
- Flexibilidad: Debe ser un software que se pueda adaptar a la evolución y posibles cambios de la empresa. Debido a que el mercado es tan cambiante, se deben realizar cambios para siempre ser competitivos.
- Tiempo corto de capacitación: La formación y capacitación del personal debe ser un proceso sencillo y de un tiempo no muy largo para no frenar el desempeño de la empresa mientras se realizan los cambios.
- Actualizado de acuerdo a la ley vigente: Es imprescindible escoger un software que su contenido permita su funcionalidad para el manejo de procesos particulares, según los términos y regulaciones existentes, reduciendo la posibilidad de tener que realizar modificaciones que resultan muy costosas.
Ventajas de la autogestión
Al adquirir un software de autogestión se lograrán beneficios para la empresa como lo son la minimización de los costos, tiempos, optimización de los procesos, reducción de errores. Es decir, que, si se desea incrementar la operatividad de una empresa, es recomendable el uso de este tipo de software debido a las ventajas que proporciona a la organización, entre las que tenemos:
- Incremento de la producción: El software de gestión ayuda en la mejora del tiempo de producción y en la reducción de los costos, adicionalmente puede presentar la apertura hacia otros mercados, logrando que la empresa desarrolle nuevas operaciones y estrategias, lo que la puede impulsar a incursar en nuevos escenarios.
- Aumento de la rentabilidad: Al identificar las diversas necesidades de los clientes, se presenta la oportunidad de poder trabajar en las prioridades, así como también en la mejora de los procesos.
- Minimización de los tiempos de respuesta: Esto es posible debido a que todos los datos del software de gestión están centralizados, lo que va a permitir que se puedan tener disponibles inmediatamente ante cualquier requerimiento o consulta, bien sea previsto o no, en un tiempo real.
- Facilitan los procesos: Al otorgar una clave de acceso única a los clientes, estos podrán mantener un contacto directo con la empresa en cuanto a sus requerimientos, pudiendo realizar acciones específicas, desde cualquier lugar donde se encuentren, de manera inmediata, sintiendo que tienen el control sobre la colocación de sus órdenes de pedidos, además de poder hacer sugerencias, las cuales van a permitir la mejora de los procesos.
- Establecimiento de plazos y prioridades anticipadamente: Esto se logra debido a que tanto los clientes, proveedores, distribuidores están integrados en el mismo flujo del software de gestión.
- Optimización en la toma de decisiones: Al obtener un control de las operaciones y comunicaciones tanto con los clientes como con los proveedores, y de toda la información que se pueda requerir, las decisiones importantes que deban tomarse ante cualquier proyecto serán las más idóneas para la obtención de un resultado final de calidad.
- Disponibilidad de uso las 24 horas del día durante los 7 días de la semana: Para obtener estados de cuenta, realizar pagos en línea, hacer cualquier solicitud de información o reclamo. Esto va a permitir que la experiencia de sus clientes existentes o potenciales mejore considerablemente.